I ♥ Excel

Auf meinem Desktop/Schreibtisch ist eigentlich nicht viel los. Das war aber schon immer so. Ich habe nie verstanden, wie man bei mehr als 15 Dateien noch den Überblick behalten kann. Außerdem sieht es immer unaufgeräumt aus wenn der ganze Desktop mit Dateien zugepflastert ist. Und auch wenn der Anblick meiner Wohnung oft etwas anderes sagt – ich mag es gerne aufgeräumt. Besonders auf meinem Schreibtisch. Auf dem virtuellen genauso wie auf dem realen. Was auf dem Schreibtisch zu finden ist, muss dann aber wirklich etwas Wichtiges sein. Etwas, das ich jeden Tag benutze. Auf dem realen Schreibtisch sind das zum Beispiel Stifte oder Post-Its. Auf dem virtuellen Schreibtisch sind das Excel-Dateien. Drei an der Zahl.

Die erste Tabelle benötige ich, um die Kalorien meines selbst gekochten Essens auszurechnen. Hier ist jedes meiner Rezepte gespeichert und bei Eingabe der Zutaten, Mengen und Portionen, rechnet Excel mir automatisch aus, wie viele Kalorien pro Portion enthalten sind.

Die zweite Tabelle dokumentiert meine im Mai 2015 begonnene Diät und die seit Dezember 2015 begonnene Haltephase. Ich dachte mir, wenn ich 30 kg abnehmen möchte, brauche ich die Unterstützung eines Freundes. Und da Excel einer meiner besten Freunde ist, war klar, dass es ohne Excel einfach nicht geht. ;-) Also dokumentiere ich dort jeden Tag Kalorienaufnahme und –Verbrauch. Außerdem einmal pro Woche das Körpergewicht. Excel ist dann so nett, und rechnet mir verschiedene Werte aus, die mir Aufschluss über die Entwicklung geben. Zum Beispiel die durchschnittliche Kalorienbilanz pro Tag über einen Zeitraum von einem Jahr.

Ja, ich behalte gerne den Überblick. Man kann mir als Psychotherapeut sicher auch eine leicht wahnhafte Kontrollsucht unterstellen. Oder man kann es ganz einfach formulieren: Ich hab’s gerne übersichtlich. Und mein Gehirn funktioniert auch bestimmt nicht so gut, wie es eigentlich sollte. Ich kann mir ja auch nicht alles merken. Zum Beispiel meinen Kontostand wenn ich ein schönes Paar Schuhe sehe. ;-)

Und damit sind wir bei meinem absoluten Lieblingsstück. Die Excel- Tabelle mit dem Namen „Finance AG“. Ursprünglich hieß sie mal „Fixe Kosten“. Doch darüber ist sie längst hinaus gewachsen. Irgendwann gingen mein Girokonto und mein Kleiderschrank sehr getrennte Wege. Dass das auf Dauer nicht gut sein kann ist klar. Es gibt Probleme, die sich eben nicht durch fortwährende Ignoranz lösen lassen. Das trifft auf Karies genauso zu wie auf den Kontrollverlust über Einnahmen und Ausgaben. Und das Herzstück einer jeden gut funktionierend wollenden Firma ist nun mal die Buchhaltung. Also habe ich vor ein paar Jahren damit angefangen, meine monatlichen und jährlichen fixen Kosten in die Excel-Tabelle zu hacken. Seit dem sind mein Kleiderschrank und mein Girokonto wieder Freunde. Allerdings habe ich mich jetzt morgens öfter mal mit meinem Kleiderschrank in der Wolle. Aber man kann ja nicht alles haben. ;-)

Aber nicht nur privat, sondern vor allem im Job ist mir Excel sehr ans Herz gewachsen. Vor ein paar Jahren habe ich einen Arbeitsbereich übernommen, in dem noch alles in Büchern und umständlichen Listen handschriftlich notiert wurde. Details würden jetzt zu weit führen und sicher auch gegen meine Verschwiegenheitspflicht verstoßen. Aber klar ist, dass es keine drei Wochen gedauert hat, bis das ganze Zeug ins Archiv gewandert ist und alles auf Excel-Tabellen umgestellt war. Nichts ist schöner, als eine gut aufgestellte Excel-Datei. Oder was ist einfacher? Strg + f zu drücken oder stundenlang in einer Papierliste etwas zu suchen? Und was geht wohl schneller? Die Ergebnisseite einer Excel-Tabelle auszudrucken oder stundenlang Daten aus Papierlisten zusammen zu tragen?
Wenn Du Excel genauso magst wie ich, kannst Du jetzt weiter lesen. Wenn nicht, ist hiermit der Eintrag für Dich beendet. Denn jetzt geht es ans Eingemachte.

Meine Lieblingsformeln (in nicht prioritärer Reihenfolge):

WENN
=(WENN man den Aufbau und die Logik einer Excel-Formel einmal verstanden hat; DANN eröffnen sich ungeahnte Möglichkeiten; SONST kommt man leider nicht sehr weit.) ;-) WAHR

SUMME
Dazu gibt es nicht viel zu sagen. Außer, dass ich ganz schlecht im Kopfrechnen bin. ;-) Natürlich ist die SUMME die meist genutzte Formel in all meinen Tabellen.

ZÄHLENWENN und ZÄHLENWENNS
Eine wundervolle Formel wenn man nur bestimmte Werte aus einer Tabelle benötigt. Sie kommt in meinem Haushaltsbuch, das Teil der „Finance AG“ ist, zum Einsatz. So habe ich immer einen genauen Überblick, wofür ich meine Kohle verschleudert habe.

MITTELWERT
Auch diese Formel besticht durch ihre Einfachheit. Sie macht ja nichts anderes, als den Durchschnitt auszurechnen. Doch wie hilfreich es sein kann, den Durchschnittswert von etwas zu kennen, ist mir erst aufgefallen, als ich anfing, meine Kalorien zu zählen.

SVERWEIS
Eine sogenannte Matrix-Formel. Neben WENN, UND und ODER eigentlich die Eier legende Wollmilchsau (oder wie es heute heißt die Bier brauende Pommeskuh) unter den Formeln. Trotzdem benutze ich sie eher selten. Sie ist mir einfach zu „mighty“. ;-)

Andere Funktionen von unschätzbarem Wert:

Bedingte Formatierung
Die Bedingte Formatierung ist für mich ein wahres Highlight von Excel. Sie passt das Zellformat (Farbe, Hintergrund, Schrift usw.) den eingegebenen oder ausgerechneten Werten an. Wenn man Kalorien oder Finanzen im Griff halten möchte, ist es gar nicht so verkehrt, wenn ab einem bestimmten Wert die Zahl rot und fett wird. ;-)

Diagramme
Um die Übersicht im Verlauf von Daten zu behalten, sind Diagramme gar nicht so verkehrt. Zum Präsentieren sind sie natürlich ein Schatz. Aber da ich meine privaten Daten selten vor einem Publikum präsentiere, benutze ich auch die Diagramme eher selten.

Filtern
Um bei großen Datenmengen den Überblick zu behalten, ist der Filter eine echte Erleichterung. Und man kann damit auch relativ schnell „Müll“ aussortieren.

Benutzerdefiniertes Format
Auch eine schöne Spielerei. So kann man einer Zahl jedes beliebige Format verpassen und Excel kann damit trotzdem als Zahl weiter rechnen. Ich persönlich mag das sehr.

Excel kann natürlich noch viel, viel mehr. Sicher 95% aller Formeln, die in Excel zur Verfügung stehen, habe ich noch nie genutzt. Ich bin ja auch kein Finanzmathematiker. Und auch kein Buchhalter. Und wenn ich Formelbeschreibungen wie „Gibt den umgekehrten hyperbolischen Kosinus einer Zahl zurück“ lese, weiß ich, dass ich Excel nur zum Spaß benutze. ;-)

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